PENDOKUMENTASIAN BUKTI-BUKTI TRANSAKSI

Hai, teman-teman.

Selamat datang di ruang belajar pendidikan, kali ini ruang belajar pendidika akan membahas tentang prosedur pendokumentasian bukti-bukti transaksi.

Bukti Transaksi Intern dan Ekstern

Bukti Transaksi Intern : Bukti pencatatan perubahan posisi keuangan yang terjadi dalam kegiatan intern perusahaan itu sendiri.Contoh: Memo, bukti pengeluaran kas, dsb.

Bukti Transaksi Ekstern Bukti pencatatan transaksi keuangan yang terjadi dengan pihak luar perusahaan.Contoh: Faktur, kuitansi, cek, dsb.

Prosedur pendokumentasian bukti-bukti transaksi

Pengelolaan dokumen atau pengarsipan dokumen bukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi perusahaan. Oleh karena itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari apabila dibutuhkan dan agar tidak mudah rusak. Berikut cara penyimpanan bukti transaksi yang baik:

A. Peralatan yang digunakan
         Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan bukti transaksi adalah peralatan yang membantu dalam pengelompokan bukti transaksi, antara lain:
1) mesin penjilid
2) stapler
3) pelubang kertas
4) mesin pemotong kertas
5) mesin penghancur dokumen
6) ordner
7) guide
8) lemari arsip
9) rak penyortir

B. Teknik penyimpanan bukti transaksi
         Teknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat di lakukan, antara lain:
1) sistem abjad
2) sistem tanggal
3) sistem nomor
4) sistem wilayah

C. Langkah-langkah penyimpanan dokumen transaksi

1) cek semua bukti transaksi.

2) kelompokkan bukti-bukti transaksi ke dalam kelompok bukti transaksi penerimaan dan pengeluaran.

3) catatalah setiap bukti-bukti transaksi penerimaan dana kas kecil ke dalam bukti kas masuk. Selanjutnya, satukan bukti kas masuk dengan bukti transaksi menggunakan stapler, dengan posisi kas masuk di depan dan bukti transaksi penerimaan di belakang.

4) catatlah setiap bukti-bukti transaksi pengeluaran kas kecil ke dalam bukti kas keluar. Selanjutnya, satukan bukti kas keluar dengan bukti transaksi pengeluaran, dengan posisi bukti kas keluar di depan dan bukti transaksi pengeluaran di belakang. Untuk bukti transaksi yang berukuran kecil, dapat di tempel dahulu di kertas HVS yang di bagi dua, kemudian di satukan dengan bukti kas keluar menggunakan stapler.

5) siapkan ordner untuk mendokumentasikan bukti-bukti transaksi, berikut dengan dua guide, yaitu guide debit dan guide kredit.

6) tulis pada ordner, nama bulan dan tahun sebagai judul.

7) beri lubang pada sisi kiri bukti transaksi kas masuk dan bukti kas keluar beserta bukti transaksinya dengan menggunakan perforator.

8) masukkan dan susunlah bukti-bukti transaksi kedalam ordner secara urutan tanggal (kronologis). Dengan posisi transaksi yang lama di bawah dan transaksi terbaru di atas atau transaksi tanggal 1 di bawah dan transaksi tanggal 30 atau 31 di atas pada setiap bulannya. Pengelompokan transaksi dilakukan dengan meletakkan bukti transaksi pengeluaran pada guide kredit dan bukti transaksi penerimaan pada guide debit.

Sumber:

-Buku

Anggrahini, Desi. 2019. LKS Otomatisasi Tata Kelola Keuangan. Surakarta. Putra Nugraha.

-Internet

Unknown. 2017.

(http://apksmkt.blogspot.com/2017/01/1.html?m=1)

By: Dwi Agustin